Регламент компании - что это и зачем он нужен

06 ноября 2019
Регламент компании – это документ, определяющий взаимодействие, как между структурными подразделениями, так и между отдельными должностными единицами организации.
Здесь важно понимать разницу между такими понятиями, как должностной регламент, бизнес-процесс, должностная инструкция.
Должностная инструкция определяет действия сотрудника на занимаемой должности.
Составляется отдельно для каждой должности. Прежде чем составлять должностную инструкцию необходимо провести разделение труда. Разобраться, кто из работников, чем занимается, где заканчивается зона ответственности одного сотрудника, где начинается зона ответственности другого.
Регламент компании определяет взаимодействие сотрудников и отделов.
Составляется, как правило, после разделения труда, после разработки должностных инструкций. В фокусе внимания люди, создание условий, при которых повышается производительность труда сотрудников. Понятно, кто пишет регламенты в компании, это участники бизнес-процессов. Регламент организации разрабатывается под руководством руководителя или бизнес-консультанта. Люди получают возможность договориться между собой, что способствует формированию команды, выстраиванию конструктивных рабочих взаимоотношений.

Регламент работы компании – это описание процессов организации словами.
Бизнес-процесс – это последовательность операций, очередность передачи информации.
Пишут бизнес-аналитики, которые понимают, как будет работать программное обеспечение. Они, конечно же, собирают информацию от сотрудников, но выстраивают бизнес-процессы так, как подсказывает их собственная логика, и логика программного обеспечения. В фокусе внимания процессы, а не люди.

Вообще, если вы собираетесь выстраивать и автоматизировать бизнес-процессы с максимальной пользой для своего предприятия, необходимо использовать следующую последовательность шагов.
  1. Разделение труда, разработка должностных инструкций.
  2. Разработка внутренних регламентов компании (словесное описание).
  3. Прорисовка бизнес-процессов (блок-схемы).
  4. Автоматизация бизнес-процессов.
Разработка регламента компании СПб

Пример регламента компании

Для каждой организации документ составляется индивидуально.

Ниже приведен пример для одной из организаций.
Оглавление.

Принятые сокращения.

Перечень форм, приложений.

  1. Оформление документов для Заказчика.
  2. Оформление документов для субподрядчиков и поставщиков при выполнении работ для Заказчика.
  3. Ж/д и автомобильная логистика.
  4. Обработка входящих заявок по подрядным работам.
  5. Оформление договоров с заказчиками.
  6. Обеспечение объектов оборудованием и материалами.
  7. Проведение работ на объектах.
  8. Документооборот между офисом и складом.
  9. Оформление закрывающих документов по подрядным работам.
  10. Работа с дебиторской задолженностью.
  11. Ремонт/обслуживание оборудования с выездом на объект.
  12. Ремонт/обслуживание оборудования без выезда на объект.
  13. Продажа оборудования дилерам.
  14. Отгрузка нового, отремонтированного/обслуженного оборудования.
  15. Подбор персонала и кадровое делопроизводство.

Образец регламента компании, выдержка

3. Обработка нестандартных запросов ПКО.

3.1. Руководитель ПКО назначает ИС проекта и передает ему Опросный лист (Ф 01) и запрос клиента в течение 2 часов с момента получения.

3.2. ИС вносит проект в Базу проектов (Ф 02) в течение 2 часов с момента получения. Подшивает материалы в бумажный каталог. Реализует проект.

3.3. В случае возникновения у ИС вопросов по проекту он самостоятельно связывается с техническим исполнителем Заказчика, указанном в Опросном листе (Ф 01). Напрямую решает с ним технические вопросы.
ИС обязан информировать ВС об итогах любых переговоров с техническим специалистом Заказчика письмом в произвольной форме.
ВС обязан информировать ИС обо всех изменениях и запросах технического плана письмом в произвольной форме.

3.4. ИС формирует архив проекта по следующей схеме.
Разработка регламента взаимодействия СПб
3.1. При выполнении локальных элементов ИС сразу же дублирует чертежи из папки «3.1. Для клиента» в папку «3.2 Для производства».

3.2. Ответственность за утверждение проекта клиентом несет ВС (МП).
Проект считается утвержденным Заказчиком при наличии всех чертежей с подписью и печатью Заказчика.
Копии документов, утвержденных Заказчиком ВС (МДО) размещает в папке «5 Документы утвержденные клиентом».

Для кого могут быть разработаны внутренние регламенты взаимодействия

  • Транспортные компании
  • Строительные компании
  • Производственные компании
  • Управляющие компании
  • Торговые компании
  • И многие другие
Заключение
Разработка регламентов – это часть этапа Set of rules технологии ASSETS. После того, как было сделано разделение труда на этапе System map, были разграничены зоны ответственности сотрудников, очень важно прописать связки между ними. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что, кому, в каком виде и когда он передает.

ASSETS - технология управленческого консалтинга.

Автор: Владимир Зюзько