Разработка регламентов

Услуги по разработке регламентов
Регламент – внутренний документ, описывающий взаимодействие сотрудников и отделов. Отвечает на вопросы: кто, кому, что, когда передает. Инструмент управления деятельностью организации. Базовая форма описания бизнес-процессов.
Битрикс24, например, рекомендует следующую последовательность при автоматизации бизнес-процессов:
1. Опишите бизнес-процессы словами.
2. Нарисуйте блок-схемы.
3. Автоматизируйте бизнес-процессы.
Управленческий консалтинг, разработка регламентов по технологии ASSETS позволяет:
  • Выстроить процессы под людей, сделать так, чтобы сотрудники могли с максимальной для организации пользой использовать время,
  • Предупредить, предотвратить потерю и искажение информации при прохождении коммуникационных цепочек,
  • Снизить эмоциональную напряженность в коллективе, предупредить конфликты, выстроить конструктивные рабочие взаимоотношения,
  • Снизить сопротивление персонала изменениям, соответственно снизить нагрузку на руководителя при разработке и внедрении изменений
  • Добиваться бо̀льших результатов меньшими усилиями, повысить производительность труда.

Услуги по разработке регламента

Разработка должностных регламентов по технологии ASSETS проводится по следующей схеме.
Шаг 1
Бизнес-консультант проводит очную сессию с руководителем компании. Выделяются бизнес-процессы, которые требуют описания. Расставляются приоритеты, составляется очередность работ, определяется состав участников. Оговаривается примерные сроки.
Шаг 2
Бизнес-консультант проводит очную сессию с участниками бизнес-процесса. Сотрудники договариваются о том, как проще и быстрее взаимодействовать, какими документами обмениваться. Составляются формы документов. Бизнес-консультант фиксирует результаты.
Шаг 3
Бизнес-консультант переводит результаты в электронный вид. Обычно это файлы Word, Excel. Но, по желанию заказчика, могут быть другие. Высылает файлы участникам сессии и руководителю организации для изучения.
Шаг 4
На следующей сессии участники обсуждают уже написанную часть регламента и формы документов, при необходимости вносят правки. Бизнес-консультант фиксирует эти правки. Далее разрабатывается следующая часть регламента.
Шаг 5
Бизнес-консультант проводит ряд сессий по пп.2-4 для разработки регламента. По мере готовности разделов регламента работы, руководитель компании утверждает их.
Шаг 6
Сотрудники организации начинают работать по утвержденным разделам регламента. Фиксируют недочеты и нестыковки.
Шаг 7
Бизнес-консультант проводит сессию или несколько сессий по доработке утвержденных частей регламента. Итерации могут повторяться несколько раз, до тех пор, пока регламенты взаимодействия не будут окончательно внедрены.
Обычно сессии по разработке регламентов и инструкций проводятся два раза в неделю по 2 часа. Это позволяет, во-первых, рационально использовать время сотрудников и организации, во-вторых, соблюсти оптимальную скорость внедрения изменений.
Разработка регламента взаимодействия – кропотливый процесс, требующий внимательности и усидчивости от сотрудников и бизнес-консультанта, приводящий к оптимизации управления компанией в целом.

Для сокращения объема документа используются общепринятые в организации сокращения наименований должностей, служб, отделов.

Рекомендуется проводить разработку регламентов в компании после разделения труда и разработки должностных инструкций.

Одновременно разрабатывается и внедряется система документооборота в организации.

Фрагмент регламента работы

7. Подача и сопровождение заказов в производстве.

7.1. МАЗ анализирует заказы и полностью обеспеченные материалами заказы (см. П 03) дает в производство (1С: статус «Обеспечен в цеху») не позднее 16:00.

7.2. НПр планирует и запускает производство.

7.3. В случае если при исполнении заказа производством выясняется недостача материалов, документов и т.п. НПр пишет сопроводительную записку в произвольной форме, где указывает:
  • № заказа,
  • Чего не хватает,
  • Дата,
  • Подпись.
И передает сопроводительную записку с полным пакетом документов по заказу (см. Приложение 03) МАЗ.

7.4. МАЗ передает МСН информацию о недоукомплектованных материалами заказах устно.
МСН меняет в 1С статус заказа на «Задержка в снабжении».
МСН решает все вопросы по доукомплектованию заказа материалами и документами. Дает заказ в производство повторно в соответствии с п.7.2.

8. Приемка готовой продукции. Комплектация заказа и подготовка его к отгрузке.

8.1. По мере готовности корпусной части и дверей комплектовщики забирают готовые заказы, проверяют качество исполнения заказа, пакуют и комплектуют заказ.
В случае обнаружения дефектов комплектовщики устраняют дефекты самостоятельно, либо возвращают в цех на переделку.
Решение о возврате дефектных деталей в цех на переделку принимает КСГП.
В спорных ситуациях окончательное решение принимает ДССЛ.

8.2. КСГП готовит Лист сдачи заказов на склад готовой продукции (Ф 04), передает ее О1С не позднее 8:30 следующего дня.

8.3. По полностью упакованным и укомплектованным заказам упаковщик заполняет Упаковочный лист (Ф 05) и передает полный пакет документов с Упаковочным листом (Ф 05) КСГП.

8.4. КСГП проставляет в 1С статус «На складе». Передает пакет документов с Упаковочным листом (Ф 05) НПр.

8.5. НПр вписывает окончательное количество упаковочных мест, передает комплект документов с Упаковочным листом (Ф 05) логисту.

Услуга предоставляется на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.